KI-Agentur gründen: in 7 Schritten klein starten
Eine KI-Agentur gründest du als Einsteiger meist als Einzelunternehmen: Gewerbe anmelden (in Berlin 15 € online, in München 50 bis 60 €, abgerufen im November 2026) und innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt schicken. Seit 2025 bleibst du als Kleinunternehmer umsatzsteuerfrei, solange dein Umsatz im Vorjahr 25.000 € und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Für die KI-Arbeit kommen die KI-Verordnung mit KI-Kompetenz und Transparenzpflichten (seit 02.08.2026) und bei Kundendaten ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO dazu.
Eine KI-Agentur startet in Deutschland fast immer klein: eine Person, ein Laptop, ein erster Betrieb, der für ein Ergebnis zahlt. Dieser Ratgeber zeigt dir die Gründung in 7 Schritten, vom Gewerbe über Finanzamt und Umsatzsteuer bis zu KI-Verordnung, Datenschutz und dem ersten Angebot. Er zeigt dir belegte Pflichten und Kosten, kein Einkommensversprechen.
Das Formale lohnt sich auch beim Verkaufen. Von den Unternehmen, die KI schon erwogen, aber nicht eingeführt haben, nennen 72 % fehlendes Wissen, 62 % Unklarheit über die rechtlichen Folgen und 60 % Bedenken beim Datenschutz [17]. Wenn du KI-Verordnung und Datenschutz in zwei Sätzen erklären kannst, nimmst du dem Betrieb zwei dieser Hürden ab (Einschätzung, nicht belegt). Hast du noch nie mit KI gearbeitet, beginnst du mit dem Ratgeber KI-Dienstleistung ohne Vorkenntnisse.
Schritt 1: Gewerbe oder freier Beruf klären
Zuerst klärst du, ob deine Tätigkeit ein Gewerbe oder ein freier Beruf ist. Freiberuflich sind nach § 18 EStG (Einkommensteuergesetz) wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten sowie Katalogberufe wie Ingenieure, Journalisten oder beratende Betriebswirte und ihnen ähnliche Berufe [2]. Was nicht dazugehört, ist gewerblich [3].
Die Folgen unterscheiden sich. Freiberufler melden kein Gewerbe an, beantragen die Steuernummer direkt beim Finanzamt und zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende melden sich beim Gewerbeamt an und werden Pflichtmitglied der IHK (Industrie- und Handelskammer) [3].
Für KI-Arbeit ist die Grenze eng. Die Oldenburgische IHK führt den EDV-Berater, der Anwendungssoftware entwickelt oder deren Einsatz betreut, in der Regel als gewerblich. Wer Systemsoftware entwickelt, gilt dagegen als freier Beruf. Designer zählen als gewerblich, wenn sie nicht künstlerisch arbeiten [3]. Ein Website-Entwurf mit KI, ein eingerichteter Chatbot oder eine Automation für einen Betrieb liegt damit eher beim Gewerbe (Einschätzung, nicht belegt). In Zweifelsfällen entscheidet das Finanzamt, frag dort vorher nach [3].
Schritt 2: Gewerbe anmelden, Kosten je nach Gemeinde
Das Gewerbe meldest du gleichzeitig mit dem Start an, so verlangt es § 14 GewO (Gewerbeordnung) [1]. Die Behörde bestätigt den Empfang innerhalb von 3 Tagen [19]. Die Gebühr legt jede Gemeinde selbst fest. Drei Beispiele für ein Einzelunternehmen:
| Gemeinde | Gebühr Einzelunternehmen |
|---|---|
| Berlin | 26 € vor Ort, 15 € online [4] |
| Köln | 26 € [5] |
| München | 50 bis 60 €, je nach Rechtsform [6] |
In Berlin geht die Anmeldung online mit einem BundID-Konto, dafür reichen Benutzername und Passwort [4]. München nutzt die BayernID, auch dort reicht eine einfache Registrierung ohne Online-Ausweis [6]. Die Stadt Köln warnt vor kostenpflichtigen Formulardiensten im Internet: Sie leiten deine Daten nur weiter, die gesetzliche Gebühr zahlst du danach trotzdem [5]. Nutze immer das offizielle Portal.
Schritt 3: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt
Nach der Gewerbeanmeldung informiert die Gemeinde das Finanzamt. Als Freiberufler meldest du dich selbst beim Finanzamt [7]. In beiden Fällen schickst du danach weitere Angaben zu deiner Besteuerung, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das Gesetz verlangt dafür den amtlichen Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle, also elektronisch. Papier gibt es nur auf Antrag, wenn die elektronische Übermittlung eine unbillige Härte wäre. Die Frist beträgt einen Monat [7]. In der Praxis läuft das über ELSTER, das Online-Portal der Steuerverwaltung (Einschätzung, nicht belegt).
Schritt 4: Kleinunternehmerregelung prüfen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind deine Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet [8]. Vorher lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 €. Gerechnet wird netto, nach tatsächlich eingenommenem Geld [9].
Zwei Regeln sind für Gründer wichtig, so die IHK Region Stuttgart [9]:
- Neugründer starten automatisch als Kleinunternehmer, ohne Prognose. Der Umsatz, mit dem du im Gründungsjahr über 25.000 € kommst, ist sofort regelbesteuert. Beispiel der IHK: 25.000 € von Mai bis November bleiben steuerfrei, die 5.000 € im Dezember nicht.
- Die 100.000-€-Grenze ist keine Prognose mehr. Wer sie überschreitet, fällt sofort aus der Regelung.
Als Kleinunternehmer weist du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und schreibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu. Weist du sie trotzdem aus, schuldest du sie dem Finanzamt. Vorsteuer aus deinen Einkäufen bekommst du nicht zurück [9]. Du kannst auf die Regelung verzichten, bist dann aber 5 Kalenderjahre gebunden. Laut IHK kann das sinnvoll sein, wenn du hohe Anfangsinvestitionen hast oder überwiegend an Unternehmen leistest, die die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen [9]. Was das für deinen Preis bedeutet, zeigt der Ratgeber Preis für den ersten Auftrag festlegen.
Schritt 5: Haftpflicht sachlich prüfen
Eine Berufs- oder Betriebshaftpflicht ist nur für einige Berufsgruppen gesetzlich vorgeschrieben. Die IHK Köln nennt beratende freie Berufe wie Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Architekturbüros und Heilberufe [10]. Für KI-Dienstleistungen haben wir keinen Beleg für eine Pflicht gefunden.
Freiwillig gibt es zwei Arten. Die Betriebshaftpflicht deckt Personen- und Sachschäden bei Dritten und darauf beruhende Vermögensschäden. Die Vermögensschadenhaftpflicht deckt echte Vermögensschäden aus verletzten Sorgfaltspflichten, etwa nach fehlerhafter Beratung [10]. Ob und welche Police du brauchst, klärst du mit einer Versicherungsberatung. Die IHK rät, auf ausreichende Deckungssummen zu achten [10].
Schritt 6: KI-Verordnung und Datenschutz kennen
Die KI-Verordnung der EU (englisch AI Act) unterscheidet zwei Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt, außer rein privat [11]. Nutzt du im Job ein KI-Tool, bist du Betreiber. Baust du einem Betrieb einen Chatbot unter deinem Namen, kannst du Anbieter sein (Einschätzung, nicht belegt).
KI-Kompetenz nach Artikel 4
Seit dem 2. Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber etwas für die KI-Kompetenz ihrer Leute tun [12]. Der KI-Omnibus, eine Änderungsverordnung der EU, hat diese Pflicht am 27. Juli 2026 abgeschwächt [14]. Seitdem ergreifen sie „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz“ zu unterstützen, ein bestimmtes Niveau für einzelne Personen muss niemand sicherstellen [12]. Die Bundesnetzagentur schreibt dazu: Vorgeschrieben sind weder standardisierte Trainings noch eine Zertifizierung noch ein KI-Beauftragter. Sie empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren, mit Art, Umfang und Teilnehmern [13]. Ratgeber von vor Juli 2026 zitieren oft noch die strengere alte Fassung [12].
Transparenz nach Artikel 50
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten [15]. Ein Chatbot muss Menschen sagen, dass sie mit einer KI sprechen, außer es ist offensichtlich. Wer mit KI ein Deepfake erzeugt, muss offenlegen, dass der Inhalt künstlich erzeugt ist [15]. Ein Deepfake ist ein KI-Bild, -Ton oder -Video, das echten Personen, Orten oder Ereignissen ähnelt und fälschlich echt wirken kann [20]. Die Information kommt spätestens bei der ersten Interaktion, klar und eindeutig [15]. Für die maschinenlesbare Kennzeichnung durch Anbieter gilt bei Systemen, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, eine Frist bis 2. Dezember 2026 [14].
Datenschutz bei Kundendaten
Bearbeitest du für den Betrieb personenbezogene Daten, etwa Anfragen aus einem Kontaktformular, brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Diese Rollenzuordnung ist eine Einschätzung, nicht belegt. Der Vertrag regelt Gegenstand, Dauer, Zweck, Art der Daten und betroffene Personen. Du verarbeitest nur auf dokumentierte Weisung, holst für weitere Dienstleister die Genehmigung des Betriebs ein und löschst die Daten am Ende oder gibst sie zurück. Der Vertrag muss schriftlich sein, elektronisch reicht [16].
Schritt 7: Klein starten und das erste Angebot machen
Für den Start brauchst du kein Büro, kein Team und keine GmbH. Kapitalgesellschaften wie die GmbH sind kraft Rechtsform Gewerbebetriebe [3]. Ein Einzelunternehmen mit einer Leistung für eine Branche reicht für den ersten Auftrag (Einschätzung, nicht belegt).
Viele kleine Betriebe stehen bei KI noch am Anfang: Nur 23 % der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten nutzten 2025 KI [18]. So sieht ein kleines erstes Angebot aus: Du wählst einen lokalen Betrieb, baust mit KI einen fertigen Entwurf, zum Beispiel eine neue Startseite, und zeigst ihn dem Inhaber, bevor du einen Preis nennst. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Website für lokale Betriebe mit KI erstellen. Welche Wege für die erste Nachricht erlaubt sind, steht in Kaltakquise bei Betrieben.
Startest du neben dem Job, hilft dir Erster Auftrag nebenberuflich. Den ganzen Weg zum ersten zahlenden Betrieb zeigt Ersten Kunden gewinnen.
Wichtig: Dieser Ratgeber ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben zu Gewerbeordnung, Einkommensteuergesetz, Abgabenordnung, KI-Verordnung und DSGVO geben die Texte mit Abruf vom 14.11.2026 wieder, § 14 GewO und § 19 UStG mit Abruf vom 27.10.2026. Gebühren legt jede Gemeinde selbst fest. Kläre deinen Fall verbindlich mit Gewerbeamt, Finanzamt, IHK oder einer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie kann ich KI-Berater werden?
Für Gewerbeamt und Finanzamt zählt nicht der Titel, sondern was du tust: Beratende Betriebswirte können freiberuflich sein, wer Anwendungssoftware einrichtet oder betreut, ist laut IHK in der Regel gewerblich. Praktisch startest du mit Grundwissen, einer Leistung für eine Branche und der Anmeldung beim Gewerbeamt oder Finanzamt.
Was kostet es, eine Agentur zu gründen?
Als Einzelunternehmen sind die Pflichtkosten gering: Die Gewerbeanmeldung kostet zum Beispiel 15 € online in Berlin, 26 € in Köln und 50 bis 60 € in München (abgerufen 14.11.2026). Freiwillige Posten wie eine Haftpflicht kommen dazu, ihr Preis hängt vom Versicherer und deiner Leistung ab.
Wie kann KI für mich Geld verdienen?
KI verdient kein Geld von selbst. Ein Betrieb zahlt dir für ein Ergebnis, das ihm hilft, zum Beispiel eine bessere Website oder schnellere Antworten auf Anfragen. Wie viel Auftragsvolumen daraus wird, hängt von Angebot, Kunden und Zeit ab, eine feste Summe kann dir niemand seriös zusagen.
Brauche ich für eine KI-Agentur ein Zertifikat?
Nein. Die KI-Verordnung verlangt seit der Änderung vom 27.07.2026 Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz, laut Bundesnetzagentur aber keine Zertifizierung und keine standardisierten Trainings. Dokumentiere trotzdem, was du gelernt hast, mit Datum und Umfang.
Bin ich mit meiner KI-Agentur Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Im Gründungsjahr endet sie sofort mit dem Umsatz, der 25.000 € übersteigt.
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Quellen
- § 14 GewO Anzeigepflicht, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 27.10.2026
- § 18 EStG Selbständige Arbeit, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- Abgrenzung Gewerbebetrieb, Freier Beruf, Oldenburgische IHK · Stand abgerufen 14.11.2026
- Gewerbeanmeldung, Service-Portal Berlin · Stand abgerufen 14.11.2026
- An-, Ab- und Ummeldung eines Gewerbebetriebes, Stadt Köln · Stand abgerufen 14.11.2026
- Gewerbeanmeldung, Landeshauptstadt München · Stand abgerufen 14.11.2026
- § 138 AO Anzeigen über die Erwerbstätigkeit, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- § 19 UStG Besteuerung der Kleinunternehmer, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 27.10.2026
- Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer, IHK Region Stuttgart · Stand abgerufen 14.11.2026
- Versicherungen für Unternehmen, IHK Köln · Stand abgerufen 14.11.2026
- KI-Verordnung, Artikel 3: Begriffsbestimmungen (Anbieter, Betreiber), AI Act Explorer, artificialintelligenceact.eu · Stand abgerufen 14.11.2026
- KI-Verordnung, Artikel 4: KI-Kompetenz (Fassung nach KI-Omnibus), AI Act Explorer, artificialintelligenceact.eu · Stand abgerufen 14.11.2026
- KI-Kompetenz, Bundesnetzagentur · Stand abgerufen 14.11.2026
- EU AI Omnibus enters into force, amending the AI Act (Verordnung (EU) 2026/1744), White & Case · Stand 07/2026, abgerufen 14.11.2026
- KI-Verordnung, Artikel 50: Transparenzpflichten, AI Act Explorer, artificialintelligenceact.eu · Stand abgerufen 14.11.2026
- Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- Gründe gegen die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (Berichtsjahr 2025), Statistisches Bundesamt (Destatis) · Stand abgerufen 31.10.2026
- Unternehmen, die Künstliche Intelligenz nutzen (Berichtsjahr 2025), Statistisches Bundesamt (Destatis) · Stand 24.11.2025
- § 15 GewO Empfangsbescheinigung, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- Heads up! AI Act transparency obligations now in effect, ICTRecht · Stand 03.08.2026
Armin Eco zeigt auf ersterkunde.de, wie Quereinsteiger mit KI-Dienstleistungen für lokale Betriebe ihren ersten Kunden gewinnen. Vorher 6 Jahre im Vertrieb. Dieser Ratgeber fasst die verlinkten Quellen zusammen, Stand November 2026.