Erste Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: in 6 Schritten

Schritt 1: Prüfen, ob du Kleinunternehmer bist

Kleinunternehmer ist, wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet. Das gilt, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet [1]. Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 € [14]. Gezählt werden vereinnahmte Entgelte, also Geld, das tatsächlich eingegangen ist [1]. Die IHK München sagt es so: keine Prognosen, keine Rechnungen ohne Zahlungseingang [10].

Wichtig für den Start: Im Jahr, in dem du die Tätigkeit aufnimmst, zählt nur der tatsächliche Umsatz dieses Jahres, und die Grenze liegt bei 25.000 €, nicht bei 100.000 € [5]. Eine Hochrechnung auf ein volles Jahr gibt es nicht [10]. Überschreitest du eine Grenze im laufenden Jahr, ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem du sie überschreitest [5]. Betreibst du mehrere Tätigkeiten, zählt die Summe [10].

Die Regel ist eine Steuergrenze, keine Aussage über das, was du verdienen kannst. Ob sie für dich passt, besprichst du mit einer Steuerberatung. Wer freiwillig verzichtet, ist mindestens 5 Kalenderjahre gebunden [1]. Mehr zur Anmeldung neben dem Job steht im Ratgeber Erster Auftrag nebenberuflich.

Schritt 2: Die 6 Pflichtangaben eintragen

Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 § 34a UStDV, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Sie verlangt mindestens diese Angaben [2]:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden,
2. deine Steuernummer vom Finanzamt, alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Umfang und Art der Leistung, bei Waren Menge und handelsübliche Bezeichnung,
5. das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
6. das Wort „Gutschrift“, aber nur wenn der Kunde die Rechnung für dich ausstellt.

Zum Vergleich: Wer Umsatzsteuer berechnet, braucht nach § 14 Abs. 4 UStG 10 Angaben, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Leistung, den Steuersatz und den Steuerbetrag [3].

Dass keine fortlaufende Nummer nötig ist, schreibt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich in den Anwendungserlass: Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV „müssen keine fortlaufende Nummer enthalten“ [6]. Viele Vorlagen im Netz führen sie trotzdem als Pflicht. Eine Nummer wie 2026-001 hilft dir aber, Zahlungen zuzuordnen (Einschätzung, nicht belegt).

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 €, reicht eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dort darf der Name des Kunden fehlen [4]. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss aber auch hier stehen [5].

Schritt 3: Den Hinweis auf § 19 UStG richtig formulieren

Der Hinweis ist Pflicht [2]. Das Bundesfinanzministerium lässt eine umgangssprachliche Form zu, solange sie die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, zum Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“ [5]. Zwei Formulierungen von Industrie- und Handelskammern:

• „Dieser Umsatz ist gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“ (IHK München [10])
• „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“ (IHK Nordschwarzwald [11])

Schreib den Satz direkt unter den Gesamtbetrag, denn § 34a verlangt das Entgelt „in einer Summe mit einem Hinweis“ [2].

Weise keine Umsatzsteuer aus, auch nicht aus Versehen über eine Vorlage. Wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag [7] [14]. Nach dem Bundesfinanzministerium gilt das seit 2025 als unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG. Eine Ausnahme macht es für Rechnungen an Endverbraucher [5]. Ein Betrieb ist kein Endverbraucher, bei deinem ersten B2B-Auftrag greift die Ausnahme also nicht (Einschätzung, nicht belegt).

Beispielrechnung für einen ersten KI-Auftrag

Angenommen, du hast für einen Malerbetrieb eine Startseite mit KI gebaut. So kann die Rechnung aufgebaut sein (Einschätzung, nicht belegt, Aufbau aus den Pflichtangaben abgeleitet [2]):

Zahlungsziel und Bankverbindung stehen nicht in § 34a [2]. Ohne sie weiß der Kunde aber nicht, wohin er zahlen soll (Einschätzung, nicht belegt). Wie du den Betrag festlegst, steht im Ratgeber Preis für den ersten Auftrag festlegen.

Schritt 4: Papier, PDF oder E-Rechnung wählen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 [9]. Für Kleinunternehmer gilt: Deine Rechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF [2]. Eine Pflicht zur E-Rechnung hast du nicht [10].

Für ein PDF per E-Mail brauchst du nach dem Bundesfinanzministerium die Zustimmung des Empfängers. Sie ist formlos und kann auch stillschweigend erfolgen, es muss nur Einvernehmen über das Format bestehen. Eine echte E-Rechnung darfst du immer ohne Zustimmung schicken [6]. Im März 2025 hatte das Ministerium für die E-Rechnung von Kleinunternehmern noch eine Zustimmung verlangt [5], im Oktober 2025 hat es das neu gefasst [6].

Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer [9]. Ein E-Mail-Postfach, in dem du die Dateien speicherst, ist der übliche Weg (Einschätzung, nicht belegt). Für Unternehmen mit Umsatzsteuer gilt ein Fahrplan: Bis 31.12.2026 sind Papier und PDF erlaubt, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht [8] [9].

Schritt 5 und 6: Rechtzeitig schicken und 8 Jahre aufbewahren

Arbeitest du für einen anderen Unternehmer und sein Unternehmen, musst du die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung ausstellen [3]. Bei Privatkunden besteht diese Pflicht nur in Sonderfällen, etwa bei Arbeiten an einem Grundstück [3]. Schick die Rechnung trotzdem direkt nach der Abnahme, dann ist der Auftrag sauber abgeschlossen (Einschätzung, nicht belegt). Ein zufriedener erster Kunde ist dein bester Weg zum nächsten, mehr dazu im Ratgeber Ersten Kunden halten und Empfehlungen bekommen.

Ein Doppel jeder Rechnung, die du schreibst, und jede Rechnung, die du erhältst, bewahrst du 8 Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde [12]. Die 8 Jahre gelten für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch lief [8]. Die Abgabenordnung nennt für Buchungsbelege ebenfalls 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre und für sonstige Unterlagen 6 Jahre [13]. Den strukturierten Teil einer E-Rechnung speicherst du unverändert in der Form, in der du ihn bekommen hast [11].

Weiterlesen

Quellen

1. § 19 UStG Besteuerung der Kleinunternehmer, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
2. § 34a UStDV Angaben in Rechnungen für Kleinunternehmer, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
3. § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
4. § 33 UStDV Rechnungen über Kleinbeträge, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
5. BMF-Schreiben Sonderregelung für Kleinunternehmer, Neufassung des § 19 UStG (Kopie des BMF-PDF), Bundesministerium der Finanzen · Stand 18.03.2025
6. BMF-Schreiben Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (Kopie des BMF-PDF), Bundesministerium der Finanzen · Stand 15.10.2025
7. § 14c UStG Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
8. § 27 UStG Allgemeine Übergangsvorschriften, Abs. 38 und 40, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
9. Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025, Bayerisches Landesamt für Steuern · Stand abgerufen 06.10.2026
10. Kleinunternehmerregelung: Dies gilt seit 2025, IHK München und Oberbayern · Stand abgerufen 14.11.2026
11. Pflichtangaben für Rechnungen, IHK Nordschwarzwald · Stand Dezember 2025
12. § 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
13. § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
14. Rechnungen ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmerregelung, IHK Region Stuttgart · Stand 01.06.2026
15. § 14 GewO Anzeigepflicht, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 27.10.2026