KI-Telefonassistent für Betriebe: was er kann, was er kostet, was gilt
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand abheben kann, beantwortet Standardfragen, trägt Termine ein und notiert Rückrufwünsche. Laut den Preisseiten von vier Anbietern kosten Einstiegspakete im November 2026 zwischen 0 € Grundgebühr mit 0,15 € pro Minute und 199 € im Monat. Seit dem 02.08.2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen.
Im Handwerk klingelt das Telefon oft dann, wenn alle auf der Baustelle sind. In einer Praxis klingelt es, während die Rezeption einen Patienten aufnimmt. Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die den Anruf in solchen Momenten annimmt, mit synthetischer Stimme spricht und das Anliegen festhält. Dieser Ratgeber zeigt dir, was so ein Assistent macht, was er am Markt kostet, welche Regeln gelten und wie du ihn als Dienstleister für einen Betrieb einrichtest und vorführst.
Wenn du gerade erst überlegst, welche KI-Leistung du anbieten willst, lies vorher Erster Kunde mit KI.
Was ein KI-Telefonassistent für einen Betrieb macht
Die Anbieter beschreiben auf ihren Preisseiten fast dieselben Aufgaben. Der Assistent nimmt rund um die Uhr Anrufe an [6], prüft Termine im verbundenen Kalender und trägt sie ein [5], leitet Anrufe weiter und schickt eine Zusammenfassung des Gesprächs per Mail [7].
Für einen lokalen Betrieb heißt das konkret (Einschätzung, nicht belegt):
- Anruf annehmen, wenn das Team beschäftigt ist oder Feierabend hat,
- Standardfragen beantworten, etwa Öffnungszeiten, Einzugsgebiet oder ob der Betrieb eine bestimmte Leistung anbietet,
- Termin eintragen, wenn der Kalender verbunden ist,
- Rückruf aufnehmen mit Name, Nummer und Anliegen, damit der Inhaber gezielt zurückruft.
Damit liegt der Telefonassistent dort, wo Firmen KI ohnehin am häufigsten einsetzen: 72 % der KI-Anwender nutzen sie laut Bitkom im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen [18]. Unter den Firmen mit KI nutzen 42 % Spracherkennung, also die Technik, die gesprochene Sprache in Text umwandelt [19].
Der Assistent ersetzt kein Fachgespräch. Er sorgt dafür, dass kein Anruf ins Leere läuft und der Inhaber weiß, wer was wollte.
Warum verpasste Anrufe für Betriebe teuer sind
Das Telefon ist im Handwerk Standard: Alle 504 befragten Handwerksbetriebe der Bitkom-Studie 2025 nutzen E-Mail, Smartphone und Festnetztelefon. 87 % beobachten, dass Kunden individuelle Angebote und schnelle Erreichbarkeit erwarten [1].
Gleichzeitig fehlt Personal. 75 % der Handwerksbetriebe nennen den Fachkräftemangel ein zentrales Problem [1]. Laut dem Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) standen 2025 im Jahresschnitt knapp 210.000 offenen Stellen in Handwerksberufen nur etwa 140.000 arbeitslose Handwerkerinnen und Handwerker gegenüber. Knapp 100.000 Stellen ließen sich rechnerisch nicht besetzen [2]. Wer niemanden für das Büro findet, kann auch das Telefon schwer besetzen (Einschätzung, nicht belegt).
Wie viele Anrufe tatsächlich verloren gehen, ist für das deutsche Handwerk nicht sauber gemessen. Es gibt zwei Anhaltspunkte:
- Eine Studie eines Beratungsunternehmens mit 100 Firmen aus Bau, Maschinenbau, IT und Kfz ergab, dass 23 % der telefonischen Anfragen gar nicht angenommen wurden. Die Deutsche Handwerks Zeitung berichtete darüber im Oktober 2024 [3].
- Eine US-Auswertung eines Anbieters für Anrufanalyse vom Juli 2026 zählt bei Handwerks- und Hausdienstleistern 52 % Anrufe, die eine Person erreichen. Bei Anrufen über 15 Sekunden sind es 65 % [4]. Das sind US-Daten eines Anbieters, der selbst Lösungen verkauft.
Rechne mit dem Inhaber lieber seine eigenen Zahlen durch: Wie viele Anrufe kommen pro Tag, wie viele davon in Zeiten, in denen keiner abhebt, und was ist ein Auftrag im Schnitt wert (Einschätzung, nicht belegt).
Was ein KI-Telefonassistent kostet: die Spanne am Markt
Für diese Übersicht wurden am 14.11.2026 die Preisseiten von vier Anbietern verglichen. Die Namen stehen nur in den Quellen, das ist keine Empfehlung. Alle Preise sind Monatspreise. Zwei Seiten nennen sie ausdrücklich netto, zwei machen auf der Preisseite keine klare Angabe zur Umsatzsteuer.
| Paket | Preis pro Monat | Minuten inklusive |
|---|---|---|
| Prepaid ohne Grundgebühr | 0 €, dann 0,15 € pro Minute | Startguthaben |
| Kleinster Plan mit Abo | 27 € bis 199 € | 100 bis 1.000 |
| Mittlerer Plan | 103 € bis 359 € | 667 bis 3.600 |
| Größter Plan mit Listenpreis | 216 € bis 649 € | 1.667 bis ab 6.000 |
Die Quellen zur Tabelle: [5] [6] [7] [8]. Bei Jahreszahlung sinkt der Monatspreis. Ein Anbieter nennt 149 € im Jahresabo und 199 € bei monatlicher Zahlung für 750 Minuten [6], ein anderer 99 € und 119 € für 1.000 Minuten [5]. Zusatzminuten kosten je nach Plan zwischen 0,13 € und 0,50 € [6] [7] [8]. Zusätzliche Rufnummern kosten 5 € bis 9 € im Monat [5] [6] [7].
Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 20 Anrufen am Tag, 2 Minuten pro Anruf und 22 Arbeitstagen kommt auf 880 Minuten im Monat (Annahme, nicht belegt). Mit den Preisen oben landet er je nach Anbieter grob zwischen 100 € und 250 € im Monat.
Was du für Einrichtung und Betreuung verlangst, ist eine andere Frage. Wie du dafür einen Preis findest, steht im Ratgeber Preis für den ersten Auftrag festlegen.
Rechtliches: Ansage, Aufzeichnung, Datenschutz
Die KI muss sich zu erkennen geben
Art. 50 Abs. 1 der EU-KI-Verordnung (AI Act) verlangt, dass Menschen informiert werden, wenn sie direkt mit einem KI-System sprechen, außer es ist für sie ohnehin offensichtlich [9]. Die Information muss klar erkennbar sein, spätestens beim ersten Kontakt [9]. Die Regel gilt seit dem 2. August 2026 [10]. Das Digital-Omnibus-Paket der EU hat daran nichts verschoben, nur die maschinenlesbare Markierung von KI-Inhalten für ältere Systeme bis zum 2. Dezember 2026 [11]. Bei Verstößen gegen Art. 50 drohen bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes, bei kleinen und mittleren Unternehmen gilt der niedrigere Betrag [11]. Die Pflicht trifft zuerst den Anbieter des Systems. Wer ein fremdes Modell in ein eigenes Produkt einbaut, kann aber Anbieter und Betreiber zugleich sein [11]. Deshalb gehört die Ansage in jedes Setup.
Aufzeichnung und § 201 StGB
Wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen aufnimmt, riskiert nach § 201 StGB bis zu 3 Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe [12]. Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) weist darauf hin, dass Transkriptions-Software das Audio meist zwischenspeichert und damit technisch eine Aufnahme vorliegt [13].
Wie die Einwilligung aussehen muss, sehen die Quellen unterschiedlich. Die GDD schreibt im Januar 2026: Strafrechtlich genügt eine stillschweigende Zustimmung, etwa Weiterreden nach dem Hinweis, datenschutzrechtlich braucht es eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung [13]. Eine IT-Rechtskanzlei empfiehlt im Mai 2026 eine Ansage in 4 Schritten: Begrüßung, Hinweis auf KI und Aufzeichnung, Link zur Datenschutzseite, Abfrage der Einwilligung. Gibt es einen Menschen als Alternative, soll der Anrufer per Taste wählen. Gibt es nur die KI, soll das Fortsetzen des Gesprächs als Einwilligung gelten [14]. Die sicherere Variante ist die Tastenwahl mit Weiterleitung an einen Menschen (Einschätzung, nicht belegt).
AV-Vertrag und Speicherung
Der Anbieter verarbeitet die Daten der Anrufer im Auftrag des Betriebs. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO. Er regelt Gegenstand, Dauer, Zweck, Art der Daten und was nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben wird [15]. Die Datenschutzkonferenz hält fest, dass dieser Vertrag schriftlich oder elektronisch geschlossen werden kann [16]. Anrufer müssen nach Art. 13 DSGVO unter anderem erfahren, wofür ihre Daten verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben [17]. Die GDD empfiehlt ein Löschkonzept und Audiodateien nach Fertigstellung des Transkripts zu löschen, wenn kein anderer Zweck besteht [13]. Manche Anbieter lassen die Aufbewahrungsdauer einstellen oder bieten in großen Plänen „Keine Datenspeicherung“ an [5] [8].
So richtest du den Assistenten für einen Betrieb ein
Ein Vorgehen, das sich anbietet (Einschätzung, nicht belegt):
- Anrufgründe sammeln. Frag den Inhaber nach den 10 häufigsten Anrufen: Termin, Notdienst, Preisfrage, Stand eines Auftrags.
- Wissen hinterlegen. Öffnungszeiten, Leistungen, Einzugsgebiet, was der Assistent nicht beantworten darf, zum Beispiel verbindliche Preise.
- Ansage schreiben. Begrüßung mit Firmennamen, klarer Hinweis auf die KI und die Aufzeichnung, Link zur Datenschutzseite, Einwilligung [14].
- Kalender und Rückruf verbinden. Termine landen im Kalender [5], die Zusammenfassung mit Rückrufwunsch per Mail beim Inhaber [7].
- Weiterleitung festlegen. Zum Beispiel nur bei besetzt, nach 4 Klingeltönen und nach Feierabend. So bleibt das normale Telefonat beim Team.
- AV-Vertrag und Datenschutzseite. AV-Vertrag mit dem Anbieter abschließen, Datenschutzhinweis zur Telefonie auf eine eigene Unterseite der Website [14] [15].
Ob du das selbst lernen kannst, beantwortet der Ratgeber KI-Dienstleistung ohne Vorkenntnisse.
Den Demo-Anruf vorführen
Ein Telefonassistent überzeugt am Telefon, nicht auf einer Folie (Einschätzung, nicht belegt). Bau vor dem Termin eine Testversion mit dem Namen des Betriebs und 5 echten Fragen aus seiner Website. Im Gespräch reichst du dem Inhaber dein Handy oder lässt ihn selbst die Testnummer anrufen. Er stellt eine Frage, die ein Kunde stellen würde, und bucht einen Termin. Danach zeigst du ihm die Rückrufnotiz, die bei ihm angekommen wäre.
Drei Punkte für die Vorführung:
- Auch die Testversion startet mit der KI-Ansage.
- Zeig eine Frage, die der Assistent bewusst nicht beantwortet und als Rückruf weitergibt. Das nimmt die Sorge, dass die KI etwas Falsches zusagt.
- Ruf den Betrieb für die Vorführung nicht unaufgefordert an. Werbeanrufe bei Gewerbetreibenden sind nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung erlaubt [20]. Was gilt, steht im Ratgeber Kaltakquise in Deutschland.
Welche Betriebe sich für so eine Vorführung eignen, zeigt der Ratgeber Lokale Betriebe als erste Kunden.
Wichtig: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Die Angaben zu AI Act, § 201 StGB und DSGVO geben die Texte und Fachbeiträge mit Abruf vom 14.11.2026 wieder, die Preise die Anbieterseiten vom selben Tag. Prüfe Ansage, Einwilligung und AV-Vertrag im konkreten Fall mit einer Anwältin, einem Anwalt oder dem Datenschutzbeauftragten des Betriebs.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Assistent im Monat?
Laut den Preisseiten von vier Anbietern (Stand 14.11.2026) reicht die Spanne von 0 € Grundgebühr mit 0,15 € pro Minute bis 199 € im Monat für Einstiegspakete und bis 649 € für große Pläne. Nicht jede Seite sagt klar, ob netto oder brutto. Ein Betrieb mit rund 880 Gesprächsminuten im Monat liegt grob zwischen 100 € und 250 €.
Muss ein KI-Telefonassistent sagen, dass er eine KI ist?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufer spätestens beim ersten Kontakt klar erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Deshalb gehört eine Ansage an den Anfang jedes Gesprächs.
Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?
Nur mit Einwilligung. Eine unbefugte Aufnahme ist nach § 201 StGB strafbar, und die Datenschutz-Vereinigung GDD verlangt datenschutzrechtlich eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung. Dazu kommen ein AV-Vertrag mit dem Anbieter und ein Datenschutzhinweis.
Welche KI ist für den Vertrieb am besten?
Eine beste KI gibt es nicht, es kommt auf die Aufgabe an. Laut Bitkom nutzen 2026 erst 14 % der KI-Anwender KI im Vertrieb, aber 72 % im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen. Ein Telefonassistent gehört in diesen zweiten Bereich.
Welche KI nutzen Firmen in Deutschland?
Nach Destatis setzten 2025 26 % der Unternehmen KI ein. Von diesen nutzen 42 % Spracherkennung, also die Technik, auf der ein Telefonassistent aufbaut. Bitkom zählt im September 2026 bereits 57 % KI-Nutzer unter den befragten Unternehmen, die Erhebungen sind verschieden angelegt.
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Quellen
- Digitalisierung des Handwerks, Studie 2025 (mit ZDH), Bitkom · Stand abgerufen 06.10.2026
- KOFA Kompakt 7/2026: Fachkräftesicherung im Handwerk, Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (IW Köln) · Stand 2026, abgerufen 14.11.2026
- Schnell auf Kundenanfragen reagieren: Das zahlt sich aus (Matelso-Studie), Deutsche Handwerks Zeitung · Stand 18.10.2024
- Home Services Lead Conversion Benchmarks Report 2026 (USA, Anbieterdaten), Invoca · Stand Juli 2026
- Preise KI-Telefonassistent, fonio.ai · Stand abgerufen 14.11.2026
- KI-Telefonassistent: Kosten & Preise, Telfo · Stand abgerufen 14.11.2026
- Preise KI-Telefonassistent, HiDesk · Stand abgerufen 14.11.2026
- Preise KI-Telefonie (Preise geändert am 15.08.2026), Famulor · Stand abgerufen 14.11.2026
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 50: Transparenzpflichten, AI Act Explorer, artificialintelligenceact.eu · Stand konsolidierte Fassung, abgerufen 14.11.2026
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 113: Inkrafttreten und Geltung, AI Act Explorer, artificialintelligenceact.eu · Stand konsolidierte Fassung, abgerufen 14.11.2026
- EU AI Act: Was ab dem 2. August 2026 gilt und was verschoben wurde, Flick Gocke Schaumburg (FGS Blog) · Stand 04.08.2026
- § 201 StGB Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- GDD-Kurzpapier 4: Gesprächstranskription, Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) · Stand Januar 2026
- KI-Telefonie im Kundensupport: Was ist datenschutzrechtlich zu beachten, IT-Recht Kanzlei München · Stand 07.05.2026
- Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- Kurzpapier Nr. 13: Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO, Datenschutzkonferenz (DSK) · Stand 17.12.2018
- Art. 13 DSGVO Informationspflicht, dsgvo-gesetz.de · Stand abgerufen 14.11.2026
- Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, Bitkom · Stand 14.09.2026
- Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz, Berichtsjahr 2025, Statistisches Bundesamt (Destatis) · Stand abgerufen 31.10.2026
- Werbung mittels Telefon, Telefax, E-Mail, SMS oder Brief: was ist wettbewerbsrechtlich erlaubt, IHK Region Stuttgart · Stand abgerufen 06.10.2026
Armin Eco zeigt auf ersterkunde.de, wie Quereinsteiger mit KI-Dienstleistungen für lokale Betriebe ihren ersten Kunden gewinnen. Vorher 6 Jahre im Vertrieb. Dieser Ratgeber fasst die verlinkten Quellen zusammen, Stand November 2026.